La comunicación y las relaciones públicas en  compliance o procesos de cumplimiento son la la diferencia para su cumplimiento.  ¿Por qué los profesionales de cumplimiento deben ser comunicadores expertos?… porque su éxito depende de ello.

Las crisis, los escándalos y la caída de la reputación son parte del día a día en las organizaciones.Ni la pandemia nos salvó. Más bien hizo más sensible y vulnerable la imagen de muchos que pensaban que nadie los veía. Los medios de comunicación no tienen la batuta en muchos escándalos que ocurren en el día a día, son los propios competidores, usuarios o públicos los que muchas veces hacen visible las fallas. Y no se trata de marketing o relaciones públicas de control de daños, la meta es todo un trabajo articulado a través de las directrices del compliance.

Ya lo dice un artículo de Economía Digital,»Los criterios ESG (Ambientales, Sociales y Gobierno corporativo, por sus siglas en inglés) marcarán la transformación de la economía en los próximos años. Ya no se trata de un ejercicio voluntarista o de “gestos” con el medio ambiente o los colectivos más desfavorecidos.

¿Dónde nace la necesidad de implementar comunicación estratégica para compliance?

El compliance está presente en todos los sectores y compañías, aunque nació como un aporte en los negocios farmacéuticos y las finanzas, ahora toda organización que desee mantener un papel protagónico, estable y sobre todo que cotice en bolsa, debe implementar procesos de cumplimiento tanto para ser competitivo como por la generación de una cultura empresarial sólida.

Esta tendencia al alza parece mantenerse en el futuro, lo que determinará surjan nuevas necesidades que deberán ser atendidas por los distintos actores del mercado. A través del compliance se trata de evitar posibles situaciones desfavorables para la empresa, desde la comisión de delitos o conductas abusivas hasta el impacto negativo sobre el medio ambiente, ajustando todos sus actos al marco regulatorio vigente. Por ello, construir un programa sólido de ética y cumplimiento tiene un núcleo común:la comunicación efectiva que gestione el cambio de comportamiento y el adoptar nuevos procesos.

¿Cómo hacer comunicación estratégica en procesos de compliance?

De los aburridos mails de Talento Humano o de los auditores, sálvanos. Las estadísticas sobre las comunicaciones de cumplimiento son bastante nefastas. El porcentaje de empleados que probablemente abran un correo electrónico de cumplimiento es de dos dígitos bajos, y el porcentaje de empleados que realmente leerán correos electrónicos de cumplimiento es de un solo dígito.Para que una política de compliance sea exitosa debe ser interiorizada y comprendida para ser cumplida.Por ello, la comunicación y la estrategia para llegar con mensajes es la base, entendiendo que en muchas organizaciones la comunicación interna no tiene la actualización de conocimientos que acompañen este proceso.

Según una publicación de la firma Deloitte, «La función de compliance nace en el mundo empresarial anglosajón, y más concretamente en el sector financiero y farmacéutico, industrias que tradicionalmente han estado sometidas a una regulación bastante rigurosa, pero está irrumpiendo con fuerza en todos los sectores».

Entre las principales responsabilidades del Departamento de Cumplimiento está el desarrollar y mantener líneas apropiadas de comunicación con todas las partes interesadas clave de la organización, incluyendo:

Todos los niveles de gestión, el Presidente y la Junta Directiva

• Comité de Cumplimiento

• Los empleados de la Compañía en todos los niveles

• Socios contratados

• Los organismos encargados de hacer cumplir la ley.

Incógnitas al implementar el plan de comunicación para el proceso de compliance

¿Es necesario extender la capacitación en comunicación más allá de por ejemplo, a gerentes o funciones específicas?

¿La capacitación es accesible, por ejemplo, en un formato fuera de línea para los empleados que no están en línea? (por ejemplo, los que trabajan en plantas, áreas de producción o construcción?

¿Cómo se maneja comunicacionalmente la transparencia y el seguimiento durante y después de un incidente de mala conducta? ¿Se informa a través de qué herramientas

Por ejemplo, cuando un miembro del personal es despedido por mala conducta?

Incidencia de la comunicación y las relaciones públicas en la implementación de compliance

Para garantizar que sus comunicaciones sobre cumplimiento tengan el máximo impacto, debe comprender a su audiencia.  Las relaciones públicas más efectivas hacen comprender el negocio en el que se encuentra y los objetivos con cada parte de la organización de manera regular para comprender sus desafíos y oportunidades únicos relacionados con el cumplimiento.

Ejemplo:

Enviar un recordatorio sobre la política de obsequios de su empresa antes de las festividades cuando las personas necesitan orientación sobre cómo enviar y recibir obsequios corporativos.

Mal ejemplo: Comunicar sobre la importancia del cumplimiento sin un gancho de tiempo claro o una razón comercial.

Cómo abordamos el riesgo reputacional

Al vivir en la economía de la reputación los riesgos se traducen en problemas no solo de imagen de maca sino de afectación económica. La gestión de riesgos es una industria en crecimiento tanto como la de gestión de la reputación..  Al final del camino influir positivamente a través del liderazgo reputacional se convierte en una gran inversión. Según mi experiencia profesional, en estas casi dos décadas integrando la comunicación como eje principal en programas de cumplimiento, hay factores claves y pilares para cumplir con nuestros objetivos:

En la comunicación con empleados el fuerte relacionamiento a nivel cultural con los colaboradores es una necesidad y tendencia en este 2022 en la gestión de Relaciones Públicas y Comunicación como parte de esas acciones el Oficial de Cumplimiento y el Comité de Cumplimiento deben mantener líneas abiertas de comunicación con los empleados en todos los niveles de la organización, y sobre todo vigilar que haya encargado de forma efectiva y operativa en las acciones de comunicación estratégica.

Esto incluye, pero no es necesariamente limitado a:

Programa de Cumplimiento y Código de Conducta: Los empleados recibirán una copia del Programa, incluido el Código de Conducta, en el momento de empleo y sobre la revisión posterior.

Plan de comunicación para compliance: El Plan de Cumplimiento anual incluirá un plan básico de comunicación que puede estar integrado en el plan total de Relaciones Públicas que servirá para la continuidad de las acciones con los empleados y de los responsables de comunicación interna. Lo que incluye herramientas de comunicación para la formación y educación de los empleados.

Capacitación, educación e informes de incidentes: la capacitación de los empleados en habilidades comunicativas y el informe de incidentes son clave aspectos de la comunicación organizacional. Estos componentes deben abordarse en Políticas separadas y procedimientos específicos que deben transferirse.

 Es necesario que las organizaciones cuenten con una estrategia de comunicación orientada a los objetivos organizacionales y dirigida de forma integral a cada uno de sus stakeholders. Y la implementación de un sistema de Compliance es uno de esos objetivos.

Fases en el programa de comunicación comunicación y el uso de relaciones públicas en procesos de compliance

Las fases para el desarrollo e implementación de un plan de comunicación estratégica para el cumplimiento o compliance son:

Investigación

Diseño

Ejecución

Análisis

Acciones de comunicación estratégica y relaciones públicas para procesos de compliance o gestión de cumplimiento

Realizar un seguimiento del tiempo que se dedica a gestionar estas relaciones y descubrir oportunidades comunicativas.

Asegurar que su contenido sea accesible para aquellos que no hablan el idioma del cumplimiento.

Evitando las siglas y la jerga legal, porque el objetivo es cumplir como parte de la adopción de estos sistemas en la cultura organizacional y para eso no hay mejor vehículo que la comunicación

Establecer canales de comunicación según las audiencias: Desde intranet y sitios de colaboración en equipo hasta reuniones de equipo donde puede compartir noticias de cumplimiento conmovedoras

Sintonizar al equipo de comunicaciones, para en un proceso integrado identificar la demografía dentro del lugar de trabajo, seleccionar medios de comunicación y refinar adecuadamente el mensaje.

Capacitar y acompañar, si no existe personal de comunicaciones como punto de contacto al interior de la organización, debe haber un acompañamiento y formación de una persona a cargo o dar el servicio a la empresa que defina su enfoque de comunicaciones con su audiencia en mente.La gestión de la reputación con los medios también es vital.

Aquí el enlace a un episodio del Podcast de las Relaciones Públicas donde tratamos este tema.

En necesario que más allá del Plan de Comunicación, muchas organizaciones no solo deberán armarse de buena voluntad sino de un cambio en su cultura organizacional y la evidencia de esta gestión, como parte del Programa de Cumplimiento.

Recordemos que, junto con los sistemas de gestión de Compliance, cada empresa debe contar con un Plan de Comunicación Organizacional único y estratégico.

Por ello, debe fortalecerse al departamento de Talento Humano, en el caso de la organización no tener un área de comunicación corporativa, con un estratega de comunicación con el soporte y consultoría necesaria que le permita implementar y ejecutar toda la estrategia de comunicación para compliance.

La meta: un plan diseñado y ejecutado a medida por un equipo profesional del área de comunicación que conozca la realidad de la empresa y que le permita marcar estrategias que favorezcan la implementación de una verdadera cultura de cumplimiento. Si, no sabes por dónde empezar con tu plan para procesos ISO, certificaciones o Gestión del Cumplimiento, escríbeme y conversamos  [email protected]